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おジさん学習帳

LibreOffice などOffice ソフトなどについてのブログです
おジさん学習帳 TOP  >  2011年12月

ファイルが 開けない あるケース

ダウンロードしたファイルや

メールに添付されたファイルが 開かない

いろいろなケース・パターンがあります

その1つ

そのファイルを展開すると 開くが

プログラムから [開く]ファイル選択では 開かない


例えば

Word の TEST.docx の場合

TEST.docx をダブルクリックすると

Word 2010が起動して 開くが



Word を起動し

[開く]で TEST.docx を 選択すると 開けず

[Microsoft Word]のエラー注意が表示される


 ファイルを開こうとして、エラーが発生しました。
 次の操作を行ってください:
 * 文書またはドライブのアクセス権を確認してください。
 * 空きメモリおよびディスクの空き容量が十分にあることを確認してください。
 * テキスト回復コンバーターでファイルを開いてください。
 (C¥User¥保存したフォルダ¥TEST.docx)
 [ ヘルプの表示(E)>> ]



ダウンロード フォルダにある TEST.docx を ダブルクリックして 開いた場合
最初 リボンが展開されていない場合がある

この場合 [ホーム]を ダブルクリックして展開すると

すべてが グレーで 選択できないようになっている

これは 注意書きにあるように 保護されたビュー の状態だからです

保護されたビュー
このファイルは、インターネット上の場所から取得されており、

安全でない可能性があります。クリックすると詳細が表示されます。
[ 編集を有効にする(E) ]

信用できるところからのファイルの場合 
[ 編集を有効にする(E) ]をクリックすると リボン内が 正常表示になり 
ファイル名が TEST.docx(保護されたビュー)から TEST.docx になります


これで 一度 このファイルを閉じて

Word 2010 を起動し [開く] TEST.docx を選択する

今度は 普通に 開きます(たぶん)



上記の方法でも ダメな場合もあります


保存してあるフォルダで

ファイルを右クリック 「プロパティ」を選択




TEST.docx のプロパティが 表示される

通常の Word ファイルのプロパティと違うのは

一番下の「セキュリティ」欄



 セキュリティ:
  このファイルは他のコンピューターから取得したものです。
  このコンピューターを保護するため、

このファイルへのアクセスはブロックされる可能性があります。

この右にある [ブロックの解除]をクリックする


セキュリティの部分が 薄い文字になる

[ 適用 ]をクリック [OK]クリック



これで 普通に 開けます(たぶん)



ですから 

インターネットやメール ネットワークなど

他のパソコンで作成したファイルを開く場合には

先に プロパティを開き [ブロックの解除]

この作業を行えば 良いと思います


.
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[ 2011年12月31日 13:30 ] カテゴリ:PC | TB(0) | CM(0)

テーブル 2

前回 「名簿」のテーブルという話が出ました

「名簿」テーブル
これは、担当者だったり、顧客だったり 会社名だったりします
通常
  ID
  名前
  ふりがな
  電話番号
  郵便番号
  住所
 ※ 後は 生年月日など 最近ならば メールアドレス?

全く 情報が無い場合など 
Access で テーブルを作成しますが
すでに、Excel など表計算ソフトに情報がある場合は
そのデータを インポートすれば良い

Access などを学習する際に 
最初に、引っかかるのが テーブルの作成で、データ型とフィールドの長さ

注意するのは 入力する際の 「全角」と「半角」
[ 2011年12月30日 08:31 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

テーブル 1

テーブルの基本

テーブルの仕組み
テーブルにデータを蓄える
データベースでは、縦長の情報(データ)が基本です
1件1件のデータは「レコード」という単位で蓄積される

見た目は表になっているので 
Excel などの表計算ソフトと混同しがちですが
データベースと表計算ソフトは全く違うもの


例えば 10人の人の 1月分(30日)売上金額を 入力する場合
Excel で 表を作る場合
縦に 10人の名前 横に 30日分の日付
項目行・列を入れて 11行x31列 の表を作成するでしょう


しかし データベースの場合は
1件のデータは、1行です
同じ日付で、違う名前のデータが 10件
30日分
10x30=300 300行のデータ(レコード数 300)になります


見て分かるように 膨大になります

そこで データベースの場合
同じデータは 入力しなくて済むようにします

この場合 「桜庭 雄一」という人のデータで 
「番号」「フリガナ」「性」「年齢」は、毎回同じなので
 
毎回入力しなくてもよいように
10人分の名簿を 作成しておきます  テーブル
その際に 名前でリンクすると 間違える可能性があるので
「ID番号」を作成して リンクさせるのが普通です
そして 通常は 入力ミスが少なくなるように 半角で入力します
この場合 すでに「番号」というものがあるので それを「キー」にします


テーブルが 2つ
 名簿テーブル
 売上テーブル

 名簿テーブルは 「番号」「名前」「フリガナ」「性」「年齢」の 5つのフィールド(列)
 売上テーブルは 「日付」「番号」「売上金額」の 3つのフィールド(列)

Excel の場合は VLOOKUP 関数などでリンクさせますが
データベースの場合は リレーションシップを作成し クエリを作成
[ 2011年12月28日 19:11 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

Access おまけ3

並べ替え

クエリを使うと、テーブルのレコードを指定した順番に並べ替えることができます。
「氏名」のフィールドを五十音順に並べ替えるときには、
漢字フィールドでは 正しく並べ替えることができません

必ず「ふりがな」のフィールドを使いましょう


複数条件で並べ替える場合には、注意が必要です

デザイングリッドで 
左側に配置されているフィールドに設定した並べ替えの条件の優先順位が高くなる


条件に合ったレコードを抽出するには

条件を指定するフィールドの[抽出条件]のセルに抽出条件を入力する [Enter]キーを押す
抽出条件に文字列を配置した場合 文字列の前後に「”」(ダブルクォーテーション)が表示される

クエリで複数条件に合ったレコードを抽出するには(AND条件)
複数の条件を同時に満たすレコードを抽出するには、
デザイングリッドの同じ行に「抽出条件」を入力する

同じ行に入力した条件はAND条件で結ばれる

複数条件に合ったレコードを抽出するには(OR条件)

複数の条件のいずれか1つの条件を満たすレコードを抽出するには
デザイングリッドの異なる行へ「抽出条件」を入力する

異なる行へ入力した条件はOR条件で結ばれる

AND条件とOR条件 の組み合わせも可能

指定以外のレコードを抽出するには(NOT条件)

指定した条件以外のレコードを抽出するには、[抽出条件]に「NOT演算子」を使う
「NOT~」を使うと、「~以外」のレコードを抽出できる
[抽出条件]のセルに半角で「not」と入力し、半角スペースを入力
続けて、条件を入力 [Enter]キーを押す
NOT演算子が認識され、自動的に先頭の英字が大文字になる
また、文字列を条件に指定すると、文字列の前後に自動的に半角の「”」が表示される
注意:[Enter]キーを押して「”not 文字列“」のように表示される場合は
全角スペースが入力されている可能性があります
「not」と文字列の間は、必ず半角スペースを入力しましょう

未入力のデータがあるレコードを抽出するには 
入力漏れや入力を保留にしたデータなど、空欄のままでデータが入力されていないレコードを抽出するには
[抽出条件]に、「Is Null」と入力する
[抽出条件]のセルに半角で「is」と入力し、半角スペースを入力
続けて、「null」を入力 [Enter]キーを押す
「Is Null」が認識され、自動的に先頭の各英字が大文字になります

上限または加減のあるレコードを抽出する
クエリでは、デザイングリッドの[抽出条件]に入力した条件と一致するレコードを抽出します
「~以上」「~以下」など上限下限のあるレコードを抽出したい場合
[抽出条件]に「<」「>」「=」の比較演算子を使って条件を指定します
[抽出条件]のセルに半角で比較演算子を入力
続けて、条件を入力 [Enter]キーを押す
日付を条件にした場合
日付と認識され、自動的に日付の前後に「#」(シャープ記号)が表示される
例:「>=#2006/05/01#」


指定した範囲のレコードを抽出するには(AND演算子)
日付が2006/5/1から2006/5/31までのように、[抽出条件]に範囲のあるデータを指定してレコードを抽出するとき
同じフィールドに2つの条件を同時に満たすように設定しなければなりません
このようなときには、条件どうしを「And」の論理演算子でつなぐ

[抽出条件]のセルに半角で比較演算子を入力
続けて、条件を入力
半角スペースを入力
半角で「and」と入力
半角スペースを入力
残りの条件を入力
[Enter]キーを押す
「AND演算子」が認識され、自動的に先頭の英字が大文字になる
また日付の前後に「#」(シャープ記号)が表示される
>=2006/05/01 and <=2006/05/31
→ >=#2006/05/01# And <=#2006/05/31#


指定した範囲のレコードを抽出するには(Between And演算子)

テーブルに蓄積されているレコードが膨大な時には、比較演算子を使うよりも「Between And」演算子を使ったほうがレコードをスピーディに抽出できる
[抽出条件]に「Between(下限)And(上限)」を入力すると、下限~上限の範囲に合うレコードを抽出できる
[抽出条件]のセルに半角で「between」と入力
半角スペースを入力
下限の条件を入力
半角スペースを入力
「and」と入力
半角スペースを入力
上限の条件を入力
[Enter]キーを押す
「between and」演算子が認識され、自動的に先頭の各英字が大文字になる
また日付の前後の半角の「#」(シャープ記号)が表示される

あいまいな条件でレコードを抽出するには
「確か「山」から始まる名前だった」というように、抽出したいレコードの一部しかわからないとき
「ワイルドカード」と呼ばれる代替え文字を使って条件を指定する
ワイルドカードを利用すると、
先頭や末尾の文字列が一致するレコードや指定した文字列が含まれるレコードを抽出できる



ワイルドカードは、
クエリのデザイングリッドno[抽出条件]に入力し、[Enter]キーを押して確定する


ワイルドカードを含む抽出条件を入力すると
自動的に、Like演算子が表示されることがあります
Like演算子は、あいまいな文字列を含むデータを抽出するときに利用する演算子

ワイルドカードを含む抽出条件を入力すると文字列の前後に自動的に半角の「”」(ダブルクォーテーション)が表示されます
通常は省略できますが、「?」(疑問符)「[]」(大かっこ)で始まるときは省略できません
[ 2011年12月20日 20:47 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

Access おまけ2

いろいろなフォームについて

1. 単票フォーム

2. 帳票フォーム

3. データシート

4. 分割フォーム
データシートと単票形式のフォームを組み合わせたようなフォームです
5. ピボットテーブル
データの集計結果をピボットテーブルで表示する
6. ピボットグラフ
データの結果をピボットグラフで表示する

操作画面として、フォームを使うことができます。
データベース内を移動する手段として、メニュー画面や検索画面を作成する


フォームを表示する方法には、いくつかの方法がある
それらの種類は、[ホーム]タブの[表示]ボタンで切り替えられる
 ・フォームビュー
 ・データシートビュー
 ・レイアウトビュー
 ・デザインビュー
   

選択クエリでできること

 1. 並べ替え

 2. 抽出

 3. 計算

など


デザインビューでクエリを作成する場合
[作成]タブ「クエリ」グループにある
「クエリデザイン」をクリック



[テーブルの表示]が表示される



[テーブル]タブで クエリのもとになるテーブルを選択
[追加]をクリック



追加できたら、[テーブルの表示]を閉じる



デザインビューに、テーブルのフィールドリストが表示されている
※ フィールド名が隠れている場合は、フィールドリストの境界線をドラッグし大きさを調節する
フィールドリストのフィールドをダブルクリックすると、デザイングリッドに追加される



必要なフィールドをすべてデザイングリッドに表示したら、[実行]を行う



選択したフィールドだけがデータシートビューに表示される



クイックアクセスツールバーで 上書き保存 をクリックする



[名前を付けて保存]が表示されるので、クエリ名を入力し,[OK]をクリックする



クエリ欄に、新規クエリ名が表示される





クエリの保存

クエリを保存すると、クエリを実行した結果のレコードが保存されるのではなく、
クエリのデザインビューに設定した条件だけが保存されます
そのため あとからテーブルのレコードが変更されたり、新しいレコードが追加されても影響ありません
クエリを実行するたびに、常に最新のテーブルのレコードを使って操作できます


デザインビューでクエリを作成する際に、フィールドを追加する方法
フィールドリストのフィールドをダブルクリックで追加しましたが
それ以外に
すべてのフィールドを追加する場合には、
フィールドリストのタイトルバーをダブルクリックする するとすべてのフィールドが選択できる
選択されたフィールドをデザイングリッドにドラッグアンドドロップすると、すべてのフィールドを追加できる

複数のフィールドを追加するには
フィールドリストのフィールドを[Ctrl]キーを押しながらクリックする すると離れたフィールドがまとめて選択できる
選択されたフィールドをデザイングリッドにドラッグアンドドロップすると、選択されたフィールドを追加できる
[ 2011年12月20日 20:26 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

Access おまけ1

クエリとは
テーブルから条件の合ったデータだけを抽出したり、複数のテーブルに別々に入っているオブジェクトを結び付けて1つの表のような形にまとめて表示したりするときに使う
 テーブルに、データに関する問い合わせをして問い合わせ内容に該当するデータを表示したり該当するデータをまとめて削除したり、データを操ることができる

フォームとは
テーブルにデータを入力したり、テーブルのデータをきれいに表示したりするために作るオブジェクトです。
 また、データベースを扱うためのメニュー画面などもフォームを利用して作ることができる

レポートとは
テーブルのデータをきれいに印刷するためのオブジェクトです。
テーブルのデータを見栄えよく印刷するため、印刷用のレイアウトや書式などの情報を保存しておきます。

マクロとは
データベース内で実行する処理を設定できるオブジェクトです。
マクロを利用すると、ボタン1つでフォームやレポートを開いたり、データを検索したりなど、様々な処理を自動化できます。
マクロは、一覧から実行したい処理を選ぶことによって比較的簡単に作成できます。

※埋め込みマクロ
 Access 2007 以降に、追加された機能
 フォームやレポートのコントロールなどのプロパティに保存され、フォームやレポートの一部になる
[ 2011年12月20日 20:09 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

Access 2010 S-3

月を指定したい場合

クエリを作成する際に

基準は 「名簿」テーブルで

学年・氏名・フリガナ・性別

新たに フィールド欄に Month([年月日])と入力する

その「抽出条件」欄に [対象月を入力]と入力




実行

[パラメータの入力]「対象月を入力」が表示される


「2」と入力し [OK]をクリックすると


 年月日で 2月の人だけ抽出される

※ ここでは 「男」「女」を選択していない



Sさん こんなところでどうでしょうか?


[ 2011年12月18日 02:38 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

Access 2010 S-2

クエリの作成

どのようなクエリを作成するか?

男・女 を 分けて表示する

名簿(男)クエリ と 名簿(女)クエリ


[作成]タブ 「クエリ」グループ 「クエリ ウィザード」を選択(クリック)

[新しいクエリ]画面が表示される
「選択クエリウィザード」が選択されている状態で [OK] クリック

[選択クエリウィザード]画面
「選択可能なフィールド」欄から 必要なフィールドだけ選択して
右の「選択したフィールド」欄へ入れる
わからない場合は すべて選択する
後から いらないものを削除すればよい
すべてを選択する場合は [>>]をクリックする

[次へ]クリック

クエリで集計を行うかどうかを選択してください
では、この場合集計しないので そのまま [次へ]クリック

クエリ名では 「名簿(男)クエリ」にする
○ クエリのデザインを編集する
こちらにチェックを入れる
[完了] クリック


クエリツール [デザイン]




目的は 「男」だけを 表示したい

なので

[性別]の「抽出条件」欄に 「男」と入力する




クエリツール[デザイン]タブ 「結果」グループの  実行 クリック



表示する




確認すると 性別が男だけになっている



同様の作業で

[性別]の「抽出条件」欄に 「女」と入力すれば

女だけ抽出するクエリができる


クエリが 2つできた





ここで、チェックする

この場合 ID 欄と 年月日 欄はいらない?

それぞれのクエリを デザインビューで開く

名簿(男)クエリを選択 右クリック デザインビュー クリック

[ID]欄を選択

[Delete]キーを押す



選択する方法

マウスポインタの形は 位置により違う
1.普通の形

2.画面の広さを調整する形

3.選択する形 

  この時に クリックすると 選択できる



同様に [年月日]も選択し [Delete]キーを押す

これで 削除できる
残りは 学年と氏名・フリガナ・性別になる


ついでに せっかくフリガナがあるので アイウエオ順にする

デザインビューで開き

[フリガナ]の「並べ替え」欄をクリックする
すると [▼]が表示される

[▼]をクリック
「昇順」を選択する

こうしてから  実行すると





「学年」を区別したい場合

デザインビューで

[学年]の「抽出条件」欄に、[学年を入力]と入力

実行すると
[パラメータの入力]画面が表示される

ここに、表示したい学年を「1」「2」「3」を入力する
すると 入力した学年のデータだけが表示される
例えば 「2」を入力した場合



パラメータで入力した学年の「男」が表示される

「女」で 同様に設定すれば
パラメータで入力した学年の「女」が表示される
[ 2011年12月18日 00:45 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

Access 2010 S-1

突然ですが Access 2010 です

元のデータが Excel データで あったとします


これで、データの部分を範囲選択し、「名前」を付ける
例:名簿 など 「名前の定義」

 もちろん こうなっていない場合もあるでしょう
 学年クラスが一緒のセルならば 関数を利用し 学年・組を別のセルに分けるなどする

この Excel ファイルを保存した場所を 覚えておく

Access 2010 を起動する


起動するとこのような画面になる 右下の [作成] を クリックする

すると、このように Access 2010 が 開く

[ 外部データ ]タブ 「インポートとリンク」グループ
  Excel (Excel ワークシートのインポート)を クリックする

[外部データの取り込み - Excel ワークシート] 画面が開く
 「データのインポート元とインポート先、またはリンク元とリンク先の選択」
  「データのインポート元またはリンク元を指定してください。」で
   ファイル名 欄で [参照]クリック

 最初の Excel データのファイル場所を選択 ファイルを指定する

現在のデータベースのデータの保存方法と保存場所を指定してください。
○現在のデータベースの新しいテーブルにソース データをインポートする
 これにチェック
[OK] クリック

[ワークシート インポート ウィザード]画面に変わる
 指定したファイルは、複数のワークシートまたは範囲が含まれます。
 ワークシートまたは範囲から必要なものを指定してください。
○ 名前の付いた範囲 
こちらにチェックを入れる

下のプレビューを見比べるとわかる 
[次へ] を クリックする

□ 先頭行をフィールド名として使う
これにチェックを入れる

[次へ] クリック

インポートのオプションをフィールドごとに指定できます
※ここで細かく設定できる場合は 設定してください
私はそんなに詳しくないので ここでは そのまま [次へ] クリック

新規テーブルには、主キーを設定すると便利です
○ 主キーを自動的に設定する
これにチェックが入っている状態
[次へ] クリック

これで、データをインポートするための設定は終了しました。
インポート先のテーブル
名前を指定する 「名簿」にした
[完了] クリック

外部データの取り込み - Excel ワークシート 画面
 インポート操作の保存
[閉じる] クリック

Access 2010 の画面に戻り
[テーブル]欄に 「テーブル1」のほかに 「名簿」テーブルが出来ている

「テーブル1」を右クリックする
 [閉じる]クリック

「名簿」をダブルクリックする

「名簿」テーブルが確認できる
[ 2011年12月17日 23:07 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)

データベース ファイル とは?

データベースとは?

データベースファイルには、データを保存するだけでなく

      データを抽出したり、印刷する機能などが含まれます



よくある説明では、以下のように書かれています

 保存  テーブル

   名刺入れに、データを蓄える


    名刺入れに名刺を入れて保存、管理する

 入力  フォーム

   名刺入れに名刺を入れる


    さまざまな形状や形式の名刺をそのまま名刺入れに入れる

 抽出  クエリ

   名刺入れから必要な名刺を抜き出す


    名刺入れから、目的に合った名刺を探して抜き出す

 印刷  レポート
   
   名刺を見て宛名を書く


    名刺入れから必要な名刺を抜き出して、1件1件宛名を書く



[ 2011年12月16日 15:02 ] カテゴリ:データベース | TB(0) | CM(0)
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